Es muy probable que hayas llegado hasta aquí porque estás iniciando una nueva actividad empresarial y todavía no tienes claros algunos conceptos, pero no te preocupes, es normal al principio y vas a darte cuenta en seguida de que no es tan difícil como lo pintan.
Hoy, cómo dice el titulo de nuestro articulo, vamos a ver lo que es una factura proforma y también te vamos a dejar algunas plantillas para que puedas hacerla tu mismo justo cuando termines de leer este articulo.
Una factura de este tipo sirve por decirlo de alguna manera entendible como “Borrador”. No forman parte de la contabilidad, sirven para dar a un cliente por ejemplo un presupuesto o una oferta de alguno de nuestros productos o servicios. Uno de los usos que tiene esto es que el comprador tenga una información detallada del precio de lo que va a comprar antes de hacerlo.
Para que lo tengas claro, esta factura no tiene ningún valor contable y solo sirve para dar información previa a la compra, además, no obliga ni compromete a finalizar la transacción, en el caso de que finalmente ambas partes estén de acuerdo esta factura proforma se debe convertir en una factura ordinaria.
Diferencias entre factura proforma y factura
La diferencia más clara que existe es que una factura proforma es un documento previo a la factura, solamente sirve para informar, en el caso de que finalmente sea aceptado pasamos a la factura que ya no se puede modificar y que si tiene un compromiso entre ambas partes.
Por lo tanto, la factura proforma no es una factura propiamente dicha, es solamente un documento donde se muestran los servicios o los productos que se ofrecen al comprador y su precio para que este sea aceptado o no. En caso positivo pasamos a una factura propiamente dicha, en la que ya deben aparecer datos como el CIF de la empresa, la descripción de los servicios o artículos con su precio, un número de factura, el método con el que se va a pagar, los datos del comprador y el importe total.
En que momentos se usa una factura proforma
Hay varias situaciones en las que es común utilizar facturas de este tipo, algunos de los ejemplos más destacados son los siguientes:
Para el que va a vender un producto o servicio puede ser muy útil para tener un control de las personas que en algún momento se han interesado por ellos y poder por ejemplo, llamar en un futuro para intentar cerrar la venta en caso de que todavía no se haya hecho.
Es algo muy útil también para planes de viabilidad, ya que cuando estamos empezando con una empresa y queremos demostrar que va a ser rentable, podemos presentar estas facturas con los gastos que vamos a tener a nuestros posibles inversores o a las entidades bancarias o de otro tipo que nos pueden otorgar un préstamo.
Otra situación muy común es la de las personas que solicitan un pago único de la prestación por desempleo para montar un negocio, ya que para que se conceda hay que acreditar los gastos que se van a tener para montarlo.
Puede servir como un justificante de que se tiene un acuerdo comercial en los casos en los que hay que hacer nu pago previo para por ejemplo empezar con la fabricación de algún producto.
Se usa en muchas ocasiones en operaciones de importación para poder tramitar correctamente los permisos aduaneros.
También se utiliza en solicitudes de subvenciones ante la Administración Publica.
Para prestamos por ejemplo, para la adquisición de un vehículo, se piden este tipo de facturas para saber si el banco nos va a dar la cantidad que necesitamos.
Plantillas de factura proforma
Te vamos a dejar a continuación y de una forma gratuita y por si lo necesitas, plantillas de facturas proforma para que puedas descargarlas y modificarlas de una manera sencilla con el software de ofimática que tengas instalado en tu ordenador:
Otra manera que existe de hacer una factura de este tipo es con algún programa especializado en el tema. Lo bueno es que existen programas de facturación gratis que nos pueden facilitar la tarea, obteniendo un resultado profesional y sin ningún coste.
Estos programas además están preparados para que estas facturas no queden reflejadas en la contabilidad y para convertirlas en ordinarias en caso de que la venta llegue a buen termino.
Alternativas
También existe la posibilidad de hacer la plantilla de la factura desde cero con software gratuito, te mostramos un tutorial que te lo explica en cómodos pasos:
